Кадровая служба с нуля
Кадровая служба с нуля
Прием-передача дел в кадровой службе
Создаем комиссию
Проверяем документы
Обязательные документы кадровой службы
А как у вас?
Мы обратились с вопросом к работодателям:
С какой проблемой вы столкнулись при необходимости провести прием-передачу дел в кадровой службе?
Елена ПОПОВА,
инспектор отдела кадров (г. Челябинск):
Ирина БЕЛОВА,
секретарь-кадровик (г. Казань):
Ольга ДЕРЖАВИНА,
инспектор отдела кадров (г. Артем, Приморский край):
– Труднее всего составить акт приема-передачи. Он отнимает массу времени, так как нужно учесть все. А без него нельзя обойтись!
Составляем акт
Внимание: трудовые книжки!
Проверяем документацию кадрового подразделения
Для чего нужен кадровый аудит?
— подготовки к инспекционной проверке соблюдения требований трудового, архивного, пенсионного, миграционного законодательства и др.;
— повышения профессионализма специалистов кадровой службы (обучение на допущенных нарушениях);
— оценки профессионализма сотрудников подразделения по работе с персоналом;
— разработки плана мероприятий по исправлению допущенных нарушений;
— оптимизации работы кадровой службы (минимизация затрат, построение системы привлечения к ответственности, поощрений и т. д.).
Своими силами или привлечь стороннюю компанию?
Нормативная база для проверки кадровой документации
— Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек);
— Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»;
Что проверяем?
Приведем примерный образец приказа.
Муниципальное бюджетное образовательное учреждение
«Средняя общеобразовательная школа N 72»
16 мая 2012 года г. Нижний Новгород
Приказ N 42
о проведении кадрового аудита
Для улучшения работы отдела кадров и минимизации рисков, связанных с неправильным ведением кадровой документации,
2. Назначить председателем комиссии по проведению аудита заместителя директора по учебно-воспитательной работе Волкову А. Г.
3. Включить в состав комиссии:
— заместителя директора по административно-хозяйственной работе Золотову О. Л.;
— учителя русского языка и литературы Парамонову В. С.;
— юрисконсульта Лопухова И. Р.
4. Представить отчет о проведенной проверке до 08.06.2012.
5. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на заместителя директора по учебно-воспитательной работе Волкову А. Г.
Директор Комова /Л. В. Комова/
С приказом ознакомлены:
Волкова А. Г. 16.05.2012, Волкова
Золотова О. Л. 16.05.2012, Золотова
Парамонова В. С. 16.05.2012, Парамонова
Лопухов И. Р. 16.05.2012, Лопухов
8. Приказы по личному составу:
— о приеме на работу (формы Т-1, Т-1а);
— о переводе на другую работу (формы Т-5, Т-5а);
— о предоставлении отпуска (формы Т-6, Т-6а);
— о направлении в командировку (формы Т-9, Т-9а);
— о поощрении (формы Т-11, Т-11а);
— о прекращении (расторжении) трудового договора (формы Т-8, Т-8а).
Локальные нормативные акты, книги, журналы учета
Следующие документы также необходимо проверить.
— договор о коллективной материальной ответственности;
— положение об адаптации работников;
— положение о порядке прохождения испытательного срока;
— положение о проведении аттестации работников.
Перейдем к журналам, среди которых, как и среди локальных нормативных актов, есть обязательные для ведения.
— журналы учета трудовых договоров, приказов по личному составу, личных дел, листов нетрудоспособности;
— журнал ознакомления с локальными нормативными актами;
— журнал выдачи командировочных удостоверений, справок.
Аудит программного обеспечения
Сам процесс проведения проверки лучше документировать, чтобы потом при составлении итогового отчета не забыть что-нибудь важное.
Итоги аудита документов кадровой службы
Проверка кадровой работы
«Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности», 2008, N 2
В начале статьи определим основные задачи и функции кадровой работы. Основными функциями являются:
Предлагаем вашему вниманию алгоритм проведения проверки кадровой работы, осуществляемой в бюджетном учреждении.
План проверки кадровой работы
В случае если кадровый учет в учреждении ведется с помощью программных комплексов, необходимо рассмотреть следующие вопросы:
Рассмотрим подробно предложенные в программе вопросы проверки.
- Проверка оформления и содержания системных и первичных документов по учету кадров.
Унифицированные формы документов по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда
Проверка кадровой работы
«Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности», 2008, N 2
Проверка кадровой работы
В начале статьи определим основные задачи и функции кадровой работы. Основными функциями являются:
— формирование кадрового состава для замещения должностей;
— ведение трудовых книжек работников;
— ведение личных дел работников;
— обеспечение деятельности комиссии по урегулированию конфликтов интересов;
— организация и обеспечение проведения аттестации работников;
— организация профессиональной переподготовки, повышения квалификации и стажировки работников;
— формирование кадрового резерва, организация работы с кадровым резервом и его эффективное использование;
— обеспечение должностного роста работников;
— организация проверки достоверности представляемых гражданином персональных данных и иных сведений при поступлении на работу;
— консультирование работников по правовым и кадровым вопросам.
Предлагаем вашему вниманию алгоритм проведения проверки кадровой работы, осуществляемой в бюджетном учреждении.
1. Законодательные и нормативные акты:
— Кодекс об административных правонарушениях;
— Федеральный закон от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
— Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Постановление N 225);
— Приказ Минфина России от 22.12.2003 N 117н «О трудовых книжках»;
— Инструкция по бюджетному учету, утвержденная Приказом Минфина России от 10.02.2006 N 25н (далее — Инструкция N 25н);
2. Задачи проверки кадровой работы:
— соблюдение требований законодательных и нормативных актов о труде при осуществлении кадровой работы;
— своевременность и полнота внесения изменений и дополнений в штатное расписание;
— ведение учета по каждому работнику;
— оформление и хранение трудовых книжек в соответствии с требованиями законодательства РФ;
— ведение кадровой работы с работниками (формирование кадрового резерва, повышение квалификации работников и т.д.).
3. Источники информации при проверке кадровой работы:
— коллективный договор, положения о премировании, об установлении надбавок и доплат, о материальном стимулировании и т.д.;
— табели учета использования рабочего времени и расчета заработной платы;
— трудовые договоры, трудовые контракты;
— приказы о приеме на работу, переводе, предоставлении отпуска, присвоении разрядов, увольнении и т.д.;
— иные системные документы.
5. Основные моменты проведения проверки кадровой работы.
План проверки кадровой работы
Перечень мероприятий (процедур)
Документы, подлежащие проверке
1. Проверка оформления и содержания системных и первичных документов по
учету кадров
Соответствие содержания
системных документов (штатных
расписаний, положений, приказов
и т.п.) законодательству РФ
Определение степени унификации
первичных документов по учету
персонала и рабочего времени
Приказы о приеме на работу,
увольнении, табели учета
использования рабочего
времени, личные карточки,
коллективный договор
Проверка правильности ведения
трудовых книжек и внесения
записей в них
Приказы, личные карточки,
личные дела, трудовые книжки и
иные системные документы
Проверка правильности учета
рабочего времени
Табели учета использования
рабочего времени
2. Проверка системы установления окладов, надбавок, доплат и иных мер
материального стимулирования работников учреждения
Приказы руководителя, личные
карточки, личные дела,
трудовые книжки, табели учета
рабочего времени
Проверка правильности
установления окладов, разрядов
и т.п. в соответствии с
законодательством и системными
документами
Приказы руководителя, личные
карточки, личные дела
Проверка правильности
проведения аттестации
Приказы о проведении
аттестации, результаты
(протоколы) аттестаций, состав
аттестационной комиссии
Формирование фонда заработной
платы, материального
стимулирования и его
использование
3. Проверка осуществления работы с кадрами учреждения
Формирование кадрового резерва,
правильность внесения в списки
работников, имеющих
потенциальные возможности
карьерного роста
Документы, содержащие кадровый
резерв учреждения, результаты
аттестаций, рабочие документы
кадровых служб и др.
Повышение образовательного и
профессионального уровня
работников учреждения
В случае если кадровый учет в учреждении ведется с помощью программных комплексов, необходимо рассмотреть следующие вопросы:
— отсутствие ввода документов: выдается ли письменное подтверждение на ввод данных.
Рассмотрим подробно предложенные в программе вопросы проверки.
1. Проверка оформления и содержания системных и первичных документов по учету кадров.
— штатные расписания оформляются с использованием формы Т-3, утвержденной Постановлением Госкомстата N 1;
— фонд оплаты труда в штатном расписании не должен превышать утвержденный вышестоящим органом фонд оплаты труда;
— разряды, оклады, доплаты, надбавки должны соответствовать предусмотренным должностям штатного расписания и законодательству РФ;
Унифицированные формы документов по учету кадров,
рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда
Номер (код) унифицированной
формы
По учету кадров
Приказ о приеме работника на работу
Личная карточка работника
Приказ о переводе работника на другую работу
Приказ о предоставлении отпуска работнику
Приказ о прекращении трудового договора с
работником (увольнении)
Приказ о поощрении работника
По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда
Табель использования рабочего времени и
расчета заработной платы
— фамилия, имя, отчество работника (фамилия, имя, отчество работодателя — физического лица), заключившего трудовой договор;
— место работы (с указанием структурного подразделения);
— дата начала работы;
Итак, при проверке кадровой работы ревизору необходимо обратить внимание на ряд вопросов, таких как:
— правильность оформления и своевременность представления в бухгалтерию табелей учета рабочего времени персонала;
— наличие трудовых книжек работников и их соответствие лицам, числящимся в ведомостях и штатных расстановках;
— правильность подсчета трудового стажа работников проверяемого учреждения и наличие протоколов комиссий по его установлению;
— правильность оформления документов для назначения персоналу пенсии на льготных условиях и в льготных размерах.
В нарушение п. 1 Постановления Госкомстата N 1 приказы на командировку оформлялись не по форме Т-9.
Табели рабочего времени велись ежемесячно по форме 0504421, утверждались руководителем колледжа. Нарушений не установлено.
2. Проверка системы установления окладов, надбавок, доплат
и иных мер материального стимулирования работников
Кроме общих вопросов, для бюджетных учреждений определены специфические вопросы:
Включению в фонд заработной платы подлежат:
1) плата за отработанное время (основная заработная плата):
— премии и вознаграждения, носящие регулярный или периодический характер, независимо от источников их выплаты;
— доплаты и надбавки к окладам (за профессиональное мастерство, совмещение профессий и должностей, допуск к государственной тайне);
— ежемесячные и ежеквартальные надбавки за выслугу лет;
— компенсационные выплаты, связанные с режимом работы;
— оплата работы в выходные и праздничные дни;
— плата работникам за дни отдыха (отгулы), предоставленные в связи с работой сверх нормальной продолжительности рабочего времени;
— выплата разницы в окладах при временном заместительстве;
— оплата труда лиц, принятых по совместительству;
2) плата за неотработанное время (дополнительная заработная плата):
— оплата ежегодных и дополнительных отпусков;
— оплата дополнительно предоставленных по коллективному договору отпусков;
— оплата льготных часов подросткам;
— оплата учебных отпусков;
— оплата вынужденного прогула.
— появление на работе в нетрезвом состоянии;
— невыполнение заданий начальника отдела;
— нарушение техники безопасности, пожарной безопасности;
— нарушение трудовой производственной дисциплины;
— нарушение установленных сроков документооборота.
Для проверки премирования за результаты деятельности и материального стимулирования работников используются:
— коллективный трудовой договор (если есть);
— расчеты годового фонда заработной платы;
— учет выполнения показателей премирования по каждому структурному подразделению;
— документы, свидетельствующие о нарушении условий премирования конкретными работниками;
— приказы руководителя учреждения о выплате премий и мерах, примененных к нарушителям;
— учет использования фонда материального стимулирования по каждому источнику выплат.
Кроме видов выплат, рассмотренных выше, в бюджетном учреждении могут быть предусмотрены следующие:
— за совмещение профессий (должностей), расширение зоны обслуживания, выполнение обязанностей временно отсутствующего работника;
— за работу в ночное время, вечернюю смену;
— за ненормированный рабочий день у водителей;
— бригадирам (звеньевым) из числа рабочих, не освобожденных от основной работы, за руководство бригадой (звеном);
— за вредные условия труда;
— за профессиональное мастерство;
— за выполнение особо важной работы на срок ее проведения;
— за высокие достижения в труде и высокую квалификацию руководителям, специалистам и служащим.
— соблюдение установленного порядка аттестации;
— соблюдение установленного порядка заключения и выполнения коллективного трудового договора и иных положений по оплате труда;
— обеспечение гарантий, компенсаций и льгот отдельным категориям работников и т.д.
3. Проверка осуществления работы с кадрами учреждения
Основные допускаемые нарушения при осуществлении
Среди основных допускаемых нарушений можно назвать следующие:
— несоответствие штатного расписания утвержденной вышестоящим органом предельной численности работников;
— отклонение фактической численности работников от численности, утвержденной штатным расписанием;
— оформление и хранение трудовых книжек с нарушениями требований законодательства РФ;
— некорректное оформление первичных документов по учету кадров (отсутствие реквизитов, неполное заполнение форм и др.);
— отсутствие кадрового резерва, некорректное формирование резерва и ведение документации по нему;
— отсутствие работы с персоналом учреждения по повышению квалификации, профессионального и образовательного уровня и т.д.