Кадровая служба с нуля

Прием-передача дел в кадровой службе

Создаем комиссию

Проверяем документы

Обязательные документы кадровой службы

А как у вас?

Мы обратились с вопросом к работодателям:

С какой проблемой вы столкнулись при необходимости провести прием-передачу дел в кадровой службе?

Елена ПОПОВА,
инспектор отдела кадров (г. Челябинск):

Ирина БЕЛОВА,
секретарь-кадровик (г. Казань):

Ольга ДЕРЖАВИНА,
инспектор отдела кадров (г. Артем, Приморский край):

– Труднее всего составить акт приема-передачи. Он отнимает массу времени, так как нужно учесть все. А без него нельзя обойтись!

Составляем акт

Внимание: трудовые книжки!

Проверяем документацию кадрового подразделения

Для чего нужен кадровый аудит?

— подготовки к инспекционной проверке соблюдения требований трудового, архивного, пенсионного, миграционного законодательства и др.;

— повышения профессионализма специалистов кадровой службы (обучение на допущенных нарушениях);

— оценки профессионализма сотрудников подразделения по работе с персоналом;

— разработки плана мероприятий по исправлению допущенных нарушений;

— оптимизации работы кадровой службы (минимизация затрат, построение системы привлечения к ответственности, поощрений и т. д.).

Своими силами или привлечь стороннюю компанию?

Нормативная база для проверки кадровой документации

— Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек);

— Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»;

Что проверяем?

Приведем примерный образец приказа.

Муниципальное бюджетное образовательное учреждение

«Средняя общеобразовательная школа N 72»

16 мая 2012 года г. Нижний Новгород

Приказ N 42

о проведении кадрового аудита

Для улучшения работы отдела кадров и минимизации рисков, связанных с неправильным ведением кадровой документации,

2. Назначить председателем комиссии по проведению аудита заместителя директора по учебно-воспитательной работе Волкову А. Г.

3. Включить в состав комиссии:

— заместителя директора по административно-хозяйственной работе Золотову О. Л.;

— учителя русского языка и литературы Парамонову В. С.;

— юрисконсульта Лопухова И. Р.

4. Представить отчет о проведенной проверке до 08.06.2012.

5. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на заместителя директора по учебно-воспитательной работе Волкову А. Г.

Директор Комова /Л. В. Комова/

С приказом ознакомлены:

Волкова А. Г. 16.05.2012, Волкова

Золотова О. Л. 16.05.2012, Золотова

Парамонова В. С. 16.05.2012, Парамонова

Лопухов И. Р. 16.05.2012, Лопухов

8. Приказы по личному составу:

— о приеме на работу (формы Т-1, Т-1а);

— о переводе на другую работу (формы Т-5, Т-5а);

— о предоставлении отпуска (формы Т-6, Т-6а);

— о направлении в командировку (формы Т-9, Т-9а);

— о поощрении (формы Т-11, Т-11а);

— о прекращении (расторжении) трудового договора (формы Т-8, Т-8а).

Локальные нормативные акты, книги, журналы учета

Следующие документы также необходимо проверить.

— договор о коллективной материальной ответственности;

— положение об адаптации работников;

— положение о порядке прохождения испытательного срока;

— положение о проведении аттестации работников.

Перейдем к журналам, среди которых, как и среди локальных нормативных актов, есть обязательные для ведения.

— журналы учета трудовых договоров, приказов по личному составу, личных дел, листов нетрудоспособности;

— журнал ознакомления с локальными нормативными актами;

— журнал выдачи командировочных удостоверений, справок.

Аудит программного обеспечения

Сам процесс проведения проверки лучше документировать, чтобы потом при составлении итогового отчета не забыть что-нибудь важное.

Итоги аудита документов кадровой службы

Проверка кадровой работы

«Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности», 2008, N 2

В начале статьи определим основные задачи и функции кадровой работы. Основными функциями являются:

Предлагаем вашему вниманию алгоритм проведения проверки кадровой работы, осуществляемой в бюджетном учреждении.

План проверки кадровой работы

В случае если кадровый учет в учреждении ведется с помощью программных комплексов, необходимо рассмотреть следующие вопросы:

Рассмотрим подробно предложенные в программе вопросы проверки.

Проверка оформления и содержания системных и первичных документов по учету кадров.

Унифицированные формы документов по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда

Проверка кадровой работы

«Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности», 2008, N 2

Проверка кадровой работы

В начале статьи определим основные задачи и функции кадровой работы. Основными функциями являются:

— формирование кадрового состава для замещения должностей;

— ведение трудовых книжек работников;

— ведение личных дел работников;

— обеспечение деятельности комиссии по урегулированию конфликтов интересов;

— организация и обеспечение проведения аттестации работников;

— организация профессиональной переподготовки, повышения квалификации и стажировки работников;

— формирование кадрового резерва, организация работы с кадровым резервом и его эффективное использование;

— обеспечение должностного роста работников;

— организация проверки достоверности представляемых гражданином персональных данных и иных сведений при поступлении на работу;

— консультирование работников по правовым и кадровым вопросам.

1. Законодательные и нормативные акты:

— Кодекс об административных правонарушениях;

— Федеральный закон от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;

— Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Постановление N 225);

— Приказ Минфина России от 22.12.2003 N 117н «О трудовых книжках»;

— Инструкция по бюджетному учету, утвержденная Приказом Минфина России от 10.02.2006 N 25н (далее — Инструкция N 25н);

2. Задачи проверки кадровой работы:

— соблюдение требований законодательных и нормативных актов о труде при осуществлении кадровой работы;

— своевременность и полнота внесения изменений и дополнений в штатное расписание;

— ведение учета по каждому работнику;

— оформление и хранение трудовых книжек в соответствии с требованиями законодательства РФ;

— ведение кадровой работы с работниками (формирование кадрового резерва, повышение квалификации работников и т.д.).

3. Источники информации при проверке кадровой работы:

— коллективный договор, положения о премировании, об установлении надбавок и доплат, о материальном стимулировании и т.д.;

— табели учета использования рабочего времени и расчета заработной платы;

— трудовые договоры, трудовые контракты;

— приказы о приеме на работу, переводе, предоставлении отпуска, присвоении разрядов, увольнении и т.д.;

— иные системные документы.

5. Основные моменты проведения проверки кадровой работы.

План проверки кадровой работы

Перечень мероприятий (процедур)

Документы, подлежащие проверке

1. Проверка оформления и содержания системных и первичных документов по
учету кадров

Соответствие содержания
системных документов (штатных
расписаний, положений, приказов
и т.п.) законодательству РФ

Определение степени унификации
первичных документов по учету
персонала и рабочего времени

Приказы о приеме на работу,
увольнении, табели учета
использования рабочего
времени, личные карточки,
коллективный договор

Проверка правильности ведения
трудовых книжек и внесения
записей в них

Приказы, личные карточки,
личные дела, трудовые книжки и
иные системные документы

Проверка правильности учета
рабочего времени

Табели учета использования
рабочего времени

2. Проверка системы установления окладов, надбавок, доплат и иных мер
материального стимулирования работников учреждения

Приказы руководителя, личные
карточки, личные дела,
трудовые книжки, табели учета
рабочего времени

Проверка правильности
установления окладов, разрядов
и т.п. в соответствии с
законодательством и системными
документами

Приказы руководителя, личные
карточки, личные дела

Проверка правильности
проведения аттестации

Приказы о проведении
аттестации, результаты
(протоколы) аттестаций, состав
аттестационной комиссии

Формирование фонда заработной
платы, материального
стимулирования и его
использование

3. Проверка осуществления работы с кадрами учреждения

Формирование кадрового резерва,
правильность внесения в списки
работников, имеющих
потенциальные возможности
карьерного роста

Документы, содержащие кадровый
резерв учреждения, результаты
аттестаций, рабочие документы
кадровых служб и др.

Повышение образовательного и
профессионального уровня
работников учреждения

— отсутствие ввода документов: выдается ли письменное подтверждение на ввод данных.

Рассмотрим подробно предложенные в программе вопросы проверки.

1. Проверка оформления и содержания системных и первичных документов по учету кадров.

— штатные расписания оформляются с использованием формы Т-3, утвержденной Постановлением Госкомстата N 1;

— фонд оплаты труда в штатном расписании не должен превышать утвержденный вышестоящим органом фонд оплаты труда;

— разряды, оклады, доплаты, надбавки должны соответствовать предусмотренным должностям штатного расписания и законодательству РФ;

Унифицированные формы документов по учету кадров,

рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда

Номер (код) унифицированной
формы

По учету кадров

Приказ о приеме работника на работу

Личная карточка работника

Приказ о переводе работника на другую работу

Приказ о предоставлении отпуска работнику

Приказ о прекращении трудового договора с
работником (увольнении)

Приказ о поощрении работника

По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда

Табель использования рабочего времени и
расчета заработной платы

— фамилия, имя, отчество работника (фамилия, имя, отчество работодателя — физического лица), заключившего трудовой договор;

— место работы (с указанием структурного подразделения);

— дата начала работы;

Итак, при проверке кадровой работы ревизору необходимо обратить внимание на ряд вопросов, таких как:

— правильность оформления и своевременность представления в бухгалтерию табелей учета рабочего времени персонала;

— наличие трудовых книжек работников и их соответствие лицам, числящимся в ведомостях и штатных расстановках;

— правильность подсчета трудового стажа работников проверяемого учреждения и наличие протоколов комиссий по его установлению;

— правильность оформления документов для назначения персоналу пенсии на льготных условиях и в льготных размерах.

В нарушение п. 1 Постановления Госкомстата N 1 приказы на командировку оформлялись не по форме Т-9.

Табели рабочего времени велись ежемесячно по форме 0504421, утверждались руководителем колледжа. Нарушений не установлено.

2. Проверка системы установления окладов, надбавок, доплат

и иных мер материального стимулирования работников

Кроме общих вопросов, для бюджетных учреждений определены специфические вопросы:

Включению в фонд заработной платы подлежат:

1) плата за отработанное время (основная заработная плата):

— премии и вознаграждения, носящие регулярный или периодический характер, независимо от источников их выплаты;

— доплаты и надбавки к окладам (за профессиональное мастерство, совмещение профессий и должностей, допуск к государственной тайне);

— ежемесячные и ежеквартальные надбавки за выслугу лет;

— компенсационные выплаты, связанные с режимом работы;

— оплата работы в выходные и праздничные дни;

— плата работникам за дни отдыха (отгулы), предоставленные в связи с работой сверх нормальной продолжительности рабочего времени;

— выплата разницы в окладах при временном заместительстве;

— оплата труда лиц, принятых по совместительству;

2) плата за неотработанное время (дополнительная заработная плата):

— оплата ежегодных и дополнительных отпусков;

— оплата дополнительно предоставленных по коллективному договору отпусков;

— оплата льготных часов подросткам;

— оплата учебных отпусков;

— оплата вынужденного прогула.

— появление на работе в нетрезвом состоянии;

— невыполнение заданий начальника отдела;

— нарушение техники безопасности, пожарной безопасности;

— нарушение трудовой производственной дисциплины;

— нарушение установленных сроков документооборота.

Для проверки премирования за результаты деятельности и материального стимулирования работников используются:

— коллективный трудовой договор (если есть);

— расчеты годового фонда заработной платы;

— учет выполнения показателей премирования по каждому структурному подразделению;

— документы, свидетельствующие о нарушении условий премирования конкретными работниками;

— приказы руководителя учреждения о выплате премий и мерах, примененных к нарушителям;

— учет использования фонда материального стимулирования по каждому источнику выплат.

Кроме видов выплат, рассмотренных выше, в бюджетном учреждении могут быть предусмотрены следующие:

— за совмещение профессий (должностей), расширение зоны обслуживания, выполнение обязанностей временно отсутствующего работника;

— за работу в ночное время, вечернюю смену;

— за ненормированный рабочий день у водителей;

— бригадирам (звеньевым) из числа рабочих, не освобожденных от основной работы, за руководство бригадой (звеном);

— за вредные условия труда;

— за профессиональное мастерство;

— за выполнение особо важной работы на срок ее проведения;

— за высокие достижения в труде и высокую квалификацию руководителям, специалистам и служащим.

— соблюдение установленного порядка аттестации;

— соблюдение установленного порядка заключения и выполнения коллективного трудового договора и иных положений по оплате труда;

— обеспечение гарантий, компенсаций и льгот отдельным категориям работников и т.д.

3. Проверка осуществления работы с кадрами учреждения

Основные допускаемые нарушения при осуществлении

Среди основных допускаемых нарушений можно назвать следующие:

— несоответствие штатного расписания утвержденной вышестоящим органом предельной численности работников;

— отклонение фактической численности работников от численности, утвержденной штатным расписанием;

— оформление и хранение трудовых книжек с нарушениями требований законодательства РФ;

— некорректное оформление первичных документов по учету кадров (отсутствие реквизитов, неполное заполнение форм и др.);

— отсутствие кадрового резерва, некорректное формирование резерва и ведение документации по нему;

— отсутствие работы с персоналом учреждения по повышению квалификации, профессионального и образовательного уровня и т.д.