Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

«Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 3

ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО

— рекламные материалы (листовки, программы, проспекты);

— информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления;

— поздравительные письма и телеграммы;

Введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Обратите внимание! Входящие документы регистрируются один раз — в день их поступления.

Отметка о поступлении документа в организацию должна содержать:

— очередной порядковый номер;

В некоторых случаях, когда документ срочный или очень важный, фиксируются часы и минуты его поступления в компанию.

Отметка может проставляться от руки:

│ вх. N 26 от 13 марта 2012 г. │

Или же с помощью резинового штемпеля:

│ «__» ___________________ 20__ г. │

От кого
получен

ОАО
«Бизнес
Портал»
г. Москва

Предложение
по аренде
складских
помещений

Примечание. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется.

Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно. А как быть с телеграммами или телефонограммами?

В настоящее время довольно часто письма приходят по электронной почте. Как регистрировать их?

Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу.

При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе.

— подписания (для документов, не подлежащих утверждению);

— утверждения (для документов, подлежащих утверждению);

— заседания или принятия решения (для протоколов);

— события (для актов).

03 — номер структурного подразделения (по штатному расписанию), 05 — номер дела по номенклатуре дел, 61 — порядковый номер.

Если отделы имеют сокращенное наименование, регистрационный номер исходящего документа может выглядеть так:

│ Исх. N К-05/61 │ или так │ Исх. N 61к │

К — отдел кадров, 05 — номер дела по номенклатуре дел, 61 — порядковый номер.

Как присваиваются номера исходящих писем?

Подскажите, пожалуйста, как мне начать нумерацию исходящих писем и приказов ?

У вас должен быть журнал входящей и исходящей корреспонденции.

В зависимости, как принято у вас, так и продолжайте. Если надо, то — с самого первого номера.

То же и с приказами. Должен быть журнал регистрации приказов.

Как для документов, так и для приказов, после числа и номера в журнале указывайте, чего касался документ, за чьей подписью уходил.

Как ставить номера исходящих писем

· Сентябрь 17, 2019

Вход на сайт

Идет отправка уведомления.

Регистрационный индекс документа. Регистрационный индекс присваивается документу при его регистрации.

Индекс входящего, исходящего

Совет 1: Как оформлять исходящую документацию

Ответное письмо должно содержать информацию, соответствующую поступившему запросу.

2 Напечатайте письмо в двух экземплярах на бланке вашей организации.

«О проведении плановой проверки санитарного состояния здания»

или «О предоставлении сведений о домах, нуждающихся в капитальном ремонте».

Где указывается исходящий номер письма

При ведении РКК на бумажном носителе для регистрации инициативных документов заводится новая РКК.

Важно Регистрационные данные ответного документа вносятся в РКК поступившего (входящего) документа.

Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской

Вход на сайт

[e-mail скрыт] Беларусь, Витебск Написал 310 Репутация:

27 октября 2009, 10:02 Не думаю, архив в первую очередь наказывет за дела постоянного (свыше 10 лет) хранения.

Ну а если проверяющим будет совсем незачто уцепиться, тогда пожалуй укажут в акте проверки.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

[e-mail скрыт] Беларусь, Минск Написал 315 Репутация:

Регистрация документов.

Входящая и исходящая корреспонденция.

Нумерация исходящих писем и приказов

Т.е. у Вас хранятся документы за подписью генерального директора или замов.

Как поставить регистрационный номер на письмо

Некоторые секреты входящих документов

Результатом должен стать четко и детально прописанный процесс работы с документами.

Конверты (упаковка) прилагаются к письму в случаях, если обратный адрес указан только на конверте.

Кроме того, целесообразно оставлять конверты, содержащие судебные документы.