Номенклатура дел организации

Номенклатура дел организации

Роль документа

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

Какие дела включать в номенклатуру

Когда формируется документ

Кто ведет номенклатуру дел

Правила составления

  • наименование организации,
  • номер и дата составления,
  • перечень документов,
  • подписи ответственных лиц.

Правила оформления

Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.

Образец составления номенклатуры дел

  1. Вначале вносится стандартная информация:
    • полное наименование компании,
    • дата составления документа,
    • предстоящий год, на который он пишется,
    • населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.

Тут же отводится несколько строк под утверждение руководителем (сюда вписывается его должность, фамилия-имя-отчество, дата подписи).

Образец номенклатуры дел организации

Открытое акционерное УТВЕРЖДАЮ
общество «Белая ромашка» Директор
(ОАО «Белая ромашка») __________ И.О. Фамилия
30.11.2011

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

г. Нижний Новгород

Устав общества и учредительные документ

Перечень типовых управленческих архивных документов…

Положения об органах управления (совете директоров, общем собрании акционеров, правлении компании)

Переходящее с 2010 г.

Штатные расписания и изменения в них

Переходящее с 2010 г.

Положения о структурных подразделениях

Переходящее с 2010 г.

Приказы директора, касающиеся основной деятельности

Приказы директора, касающиеся административно-хозяйственных вопросов

Протоколы общих собраний акционеров и документы к ним

1Бюллетени голосования – до прекращения деятельности АО; после прекращения – ЭПК

Инструкция по делопроизводству

Переходящее с 2010 г.

Переписка по вопросам основной деятельности

База данных для регистрации входящих документов

В электронной форме

База данных для регистрации исходящих документов

В электронной форме

02. Отдел кадров

Должностные инструкции сотрудников

Штатные расписания и изменения в них. Копии

Подлинники в деле 01-03

Приказы директора, касающиеся основной деятельности. Копии

До минования надобности

Подлинники в канцелярии в деле 01-05

Приказы директора, касающиеся личного состава (о приеме, перемещении, увольнении и др.)

Приказы директора о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков

Начальник канцелярии А.А. Клементьева

Ответственный за архив

_________ С.П. Гребешкова

Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации

Что такое номенклатура дел

Разрабатывая номенклатуру дел, следует руководствоваться:

Сфера предназначения

Необходимость документа обусловлена решением следующих задач:

Виды номенклатуры

В настоящее время действуют три вида номенклатуры дел:

Правила формирования

Как не упустить главного

Шаг 1. Назначьте ответственного.

Шаг 2. Озадачьте начальников и заместителей.

Шаг 3. Объединение.

Шаг 4. Утвердите приказ.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Как составить опись дел

Чтобы определить порядок составления документа, необходимо определить его структуру. НД состоит из следующих реквизитов:

Цифровое обозначение заводимого дела в организации с учетом подразделений и порядковых номеров вносимого вида документа.

Заголовки или полные наименования. В НД вносятся в зависимости от их значимости для компании.

Количество единиц хранения

Отражается количество томов, книг, частей объектов хранения. Показатель заполняется в конце календарного года.

Дополнительная информация, заполняется при необходимости.

Сроки хранения

Напомним, что сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с действующими НПА:

Скачать таблицу сроков хранения документов в организации в 2019 году

Где хранить

Актуальные образцы

И последний образец — номенклатура дел бухгалтерии на 2019 год с новыми сроками хранения.

Как заполнить форму номенклатуры дел организации

Зачем нужна номенклатура дел

Основные задачи документа:

Для кого обязательна

Номенклатура дел бывает трех видов:

Порядок формирования и утверждения

При разработке номенклатуры дел необходимо учитывать:

Перечислим основные этапы ее утверждения:

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Структура документа

Порядок заполнения формы

  • к структуре образовательной программы;
  • условиям реализации;
  • результатам освоения программы.

То есть наша номенклатура будет состоять как минимум из трех наименований (на самом деле больше, но об этом позже).

Присвоим каждому делу индекс и наименование.

Индекс дела по номенклатуре дел (образец):

Теперь при заполнении этих папок конкретными документами мы будет присваивать им номера через слэш или черту:

  • 01-01/. начинаем с единицы и до конца года;
  • 01-02/. ;
  • 01-03/.

Образец номенклатуры дел на 2019 год

Определение сроков хранения

  • временному до 10 лет;
  • временному от 10 лет;
  • постоянному.

Сроки хранения определяются по утвержденным перечням:

В случае если вы не нашли нужную информацию в предоставленных источниках, фирма может назначить срок хранения сама.

Где хранится

У каждого экземпляра свое место хранения:

Сводная номенклатура дел, образец

Передача документов в архив

Отдельно остановимся на случае, когда документы необходимо сдавать в архив.

Экспертиза ценности документов

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector
×
×