Как правильно прошивать документы по ГОСТу
Как правильно прошивать документы по ГОСТу?
Сотрудники предприятий и государственных служб Российской Федерации не понаслышке знают, что такое прошивка документов.
Какие документы нужно прошивать в делопроизводстве?
Итак, прошивать необходимо документы:
- для сдачи в архив;
- перед отправкой на проверку в государственные инстанции (кроме ФНС);
- бухгалтерского учета;
- кадрового учета.
Зачем нужно сшивать документы?
Прошитые бумаги проще систематизировать. Преимуществом прошивки является и компактность хранения дел в архиве.
Как правильно прошивать документы по ГОСТу?
Классический способ для прошивки дел, отчетности, протоколов и актов требует наличие следующих материалов:
- иголки разных диаметров, шила, дырокола;
- картона для обложки;
- небольшая бирка для заверения;
- ножниц и клея;
- печати.
Процесс сшивания документов
Состоит из трех этапов:
Способы прошивки документов
Способы прошивки классифицируются по количеству отверстий:
Сшивание пятью отверстиями происходит по такому же принципу.
Как сшить документы большого объема?
Как заверить прошитые документы?
Что будет, если документы сшиты неправильно?
Неправильное выполнение процедуры может повлечь за собой серьезные проблемы для руководства и предприятия в целом.
Вот некоторые из них:
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
+7 (499) 455-03-75 (Москва)
+7 (812) 407-26-30 (Санкт-Петербург)
Как правильно сшивать документы нитками, чтобы все было по ГОСТу?
Другими словами документы должны быть верно и надежно прошиты вручную:
Для чего сшивать документы нитками
Но при соблюдении следующих условий:
То есть каждый лист, который вы представляете в налоговую, должен быть заверен отдельно.
Точка зрения законодательных органов
» _______________________ Иванов И.И.»
Как сшивать документы правильно?
Итак, что нужно приготовить перед тем, как сшивать документы:
Итак, разбёремся со всем по порядку.
Подготовка документов
Заверение сшитого документа
Образец:
Прошито, пронумеровано, скреплено подписью
и печатью ___ (_______________________) лист___
Генеральный директор
ЗАО «ЗАО»
___________________________________ И.И. Иванов
Некоторые спорные ситуации
Прочие ситуации
Что полезно знать бухгалтеру
И не в урезанной демо-версии, а в полноценно работающей системе в течение месяца после регистрации.
Правила для книги учета доходов и расходов
Подготовка документов к архивированию
Нумерация листов
Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с 1-го.
Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.
Примерная форма заверительной надписи
Опись документов
Обложка дел
Прошивка документов
Наклейка с заверительной надписью
Обязанности по прошивке документов должны быть внесены в должностные инструкции соответствующих сотрудников.
Оборудование и материально-техническое обеспечение
Пошаговое руководство по прошивке от А до Я
Прошивка (шнуровка) документов:
Для правильной прошивки ваших документов необходимо произвести следующие действия в строгой последовательности:
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
+7 (499) 455-03-75 (Москва)
+7 (812) 407-26-30 (Санкт-Петербург)
Прошивка документов: нормы ГОСТ и практические советы
Статьи по теме
Из статьи вы узнаете:
Плохо систематизированная документация может стать поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества.
Правила прошивки документов: какую документацию нужно прошивать
Можно выделить несколько основных видов документации, которые принято сшивать:
Прошивка документов по госту
Инструкции по документированию Центробанка России;
Типовая инструкция по делопроизводству (утверждена Приказом Министерства культуры №536 в 2005 году);
Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм (утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам);
Необходимые материалы для прошивки документов:
Существует несколько распространенных способов сшивания документации.
Выбор зависит от требований руководства, назначения дела и имеющихся приспособлений.
- Классическим способом считается скрепление листов с помощью нити. Так обычно прошивают небольшой объем документации. Для прошивки документов используют иглу или дырокол. После сшивания нитку закрепляют наклейкой с заверительной надписью.
- Для скрепления объемных папок применяется шуруповерт и плотная веревка.
- В некоторых случаях можно воспользоваться специальным оборудованием — станком для прошивки документов или переплетной машиной. Такой вид сшивания чаще всего используется в типографиях.
Аппарат для прошивки документов
Довольно распространена прошивка документов металлическими или пластиковыми люверсами.
Нитки для прошивки документов
Наклейки для прошивки документов
- Необходимо оставить свободное место для отметки с указанием должности ответственного лица, его ФИО, подписи и даты подписания.
- Наклейка заверяется печатью, оттиск которой должен частично попадать на саму подшивку.
Схемы прошивки документов
Любую документацию необходимо предварительно подготовить к сшиванию:
Прошивка документов ниткой в 3 дырки
Схема прошивки документов в 4 прокола
Нумерация листов при прошивке документов
Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок
p, blockquote 2,0,0,0,0 —>
Какие документы необходимо сшивать?
p, blockquote 4,0,0,0,0 —>
Подлежат прошивке следующие виды документации:
Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.
p, blockquote 6,0,0,0,0 —>
Видео — как сшивать дела перед сдачей в архив:
p, blockquote 7,0,0,0,0 —>
Нормативные акты
p, blockquote 9,0,0,0,0 —>
adsp-pro-6 —> p, blockquote 10,0,0,0,0 —>
Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:
Видео — как правильно подшивать дела:
p, blockquote 12,0,0,0,0 —>
p, blockquote 13,0,0,0,0 —>
adsp-pro-1 —> h2 3,0,0,0,0 —>
Требования для государственных учреждений
p, blockquote 16,0,0,0,0 —>
p, blockquote 17,0,0,0,0 —>
Как правильно прошивать документы
p, blockquote 19,0,0,0,0 —>
В 2 прокола
p, blockquote 21,0,0,0,0 —>
p, blockquote 22,0,0,0,0 —>
Видео, в котором показано как сшиваются документы нитками через 2 дырки:
p, blockquote 23,0,0,0,0 —>
p, blockquote 24,0,0,0,0 —>
В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы.
adsp-pro-2 —> p, blockquote 25,0,0,0,0 —>
На 3 дырки
p, blockquote 27,0,0,0,0 —>
- Сделайте первый прокол иголкой с ниткой с тыльной стороны прошиваемого документа посередине листа
p, blockquote 28,0,0,0,0 —>
- Второй прокол иголкой делается с лицевой стороны документа
p, blockquote 29,0,0,0,0 —>
- Следующий прокол следует сделать с тыльной стороны третьей дырки
p, blockquote 30,0,0,0,0 —>
- На следующем шаге пропускаем иголку с ниткой в первую дырку — посередине документа с лицевой стороны
p, blockquote 31,0,0,0,0 —>
p, blockquote 33,0,0,0,0 —>
Видео наглядно поясняет как сшить документы на 3 дырки:
p, blockquote 34,0,0,0,0 —>
На 4 дырки
Такой вид прошивки делается только для документов, у которых особый статус важности.
p, blockquote 36,0,0,0,0 —>
p, blockquote 37,1,0,0,0 —>
Чтобы сшить документацию в 4 дырки придерживайтесь следующей схемы и пошаговой инструкции:
p, blockquote 38,0,0,0,0 —>
p, blockquote 39,0,0,0,0 —>
p, blockquote 40,0,0,0,0 —>
- Начинать продевать нитку следует с тыльной стороны второй от края дырки.
p, blockquote 41,0,0,0,0 —>
- Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.
p, blockquote 42,0,0,0,0 —>
- После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.
p, blockquote 43,0,0,0,0 —>
- Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку
p, blockquote 44,0,0,0,0 —>
- В крайний прокол с тыльной стороны
p, blockquote 45,0,0,0,0 —>
- С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге
p, blockquote 46,0,0,0,0 —>
- И соединяем концы нитки
p, blockquote 47,0,0,0,0 —>
- При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов
p, blockquote 48,0,0,0,0 —>
- Остается завязать нитку узлом
p, blockquote 49,0,0,0,0 —>
- Обрезать лишнюю длину концов нитки
p, blockquote 50,0,0,0,0 —>
p, blockquote 51,0,0,0,0 —>
p, blockquote 52,0,0,0,0 —>
Видео — как сшить дело на 4 дырки:
p, blockquote 53,0,0,0,0 —>
p, blockquote 55,0,0,0,0 —>
Видео — образец сшивки документов через уголок:
p, blockquote 56,0,0,1,0 —>
p, blockquote 57,0,0,0,0 —>
Лист бумаги также, как и в остальных случаях, клеится на узелок нити, на него ставятся необходимые для заверения реквизиты.
Как пронумеровать листы
Как заверить прошитый документ
p, blockquote 60,0,0,0,0 —>
p, blockquote 61,0,0,0,0 —>
p, blockquote 62,0,0,0,0 —>
Можете образец «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» скачать в Ворде (Word) — ЗДЕСЬ.
p, blockquote 63,0,0,0,0 —>
Исправления
p, blockquote 66,0,0,0,0 —>
Читайте статью о том, как пишется врио в документах — большими или маленькими буквами и в каких случаях применяется такое сокращение.
p, blockquote 67,0,0,0,0 —>
В каких случаях возможно увольнение работника по собственному желанию без отработки.
p, blockquote 68,0,0,0,0 —>
p, blockquote 69,0,0,0,0 —>
Видео — прошивка документов для архива и изготовление твердого переплета:
p, blockquote 71,0,0,0,0 —>
Советуем ознакомиться С ПОДБОРКОЙ ПОПУЛЯРНЫХ ОНЛАЙН-СЕРВИСОВ и ПО , которыми пользуются многие предприниматели.
p, blockquote 73,0,0,0,0 —>
Готовые бизнес-планы по различным направлениям деятельности можно выбрать и скачать — ЗДЕСЬ >>>
p, blockquote 74,0,0,0,0 —>
ОФД, ЭЦП, онлайн-кассы, бухгалтерия и другие полезные сервисы для предпринимателей — ОЗНАКОМИТЬСЯ СО ВСЕМ СПИСКОМ МОЖНО ЗДЕСЬ >>>
p, blockquote 75,0,0,0,1 —>
Оптимальные условия по открытию и ведению расчетного счета для предпринимателей ЗДЕСЬ >>>
удобнее всего систематизировать документы хронологически (первый номер документа — это первый лист, последний — 250).
При этом в каждом томе своя нумерация листов.
Требования к оформлению дел, принимаемых в архив — ССЫЛКА .
А кто должен покупать и на какие деньги нитки, иголки, клей? Есть ли такой пункт в бюджете организации на расходные материалы?
с большой степень вероятности можно предположить, что не накажут, т.к. количество страниц в томе от этого не изменилось.
четких и однозначных требований к размеру такого листочка, наклеиваемого сзади, нет.
Спасибо за ответ. А какие размеры должны быть у этого листочка, наклеиваемого сзади? Они регламентированы нормативным документом?
рекомендовать какой-то один вид клея — неблагодарное дело.
Наверное, у делопроизводителей профессиональная болезнь — постоянно исколотые пальцы?
Ваш делопроизводитель прав — бумажку «Прошито, пронумеровано. » следует клеить на заднюю сторону последнего прошитого листа.
для того, чтобы сделать дырки в толстой пачке бумаги часто применяют дрель с нужным диаметром сверла.
1. Лучше придерживаться правил прошивки документов, которые изложены в статье.
Обязательно проведу, по результатам прочтения этой статья, занятия со своими архивариусами.