Как оформить личные дела работника в архив

1. Нормативно-правовая база: Решение Росархива от 6 февраля 2002 года

3.6.2.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Архивация личных дел уволенных сотрудников

Личное дело сотрудника: формирование, ведение, хранение

Личные дела сотрудников выдаются только руководителю или другим лицам по распоряжению руководителя, а также самому работнику.

Информация, хранящаяся в личном деле, является конфиденциальной, а значит, не подлежит разглашению посторонним людям.

Как правильно подготовить личное дело уволенного сотрудника к архивированию?

Согласно действующему законодательству РФ, личное дело заводится не на всех работников.

Это требование обязательно только в отношении государственных служащих.

Поэтому для его составления снимите все необходимые копии и возьмите у сотрудника оригиналы.

2 Обложка личного дела должна составляться по форме, установленной ГОСТом 17914-72.

Правда в настоящее время (особенно, в коммерческих организациях) это соблюдается не всегда.

Дела, которые подлежат хранению после их завершения менее 10 лет, могут сдаваться в архив по усмотрению руководства организации.

Необходимость сдачи дел будет зависеть от загруженности архива, частоты обращения к старым документам и т.д. Источники:

• как сдать документы на регистрацию

• — папки;
• — скоросшиватель;
• — карандаш;
• — опись;
• — передаточная опись.

Итак, образец оформления личного дела:

Что должно быть в личном деле сотрудника Состав личного дела не регламентируется на уровне нормативных актов.

Как оформить личное дело работника в архив

Личное дело каждого сотрудника оформляется в отдельную папку с картонной обложкой – скоросшиватель.

На ней проставляется реквизиты: фамилия, имя, отчество работника, дата открытия дела.

После увольнения сотрудника личное дело закрывается.

Документы в обязательном порядке подлежат к сдаче в архив.

3 Закрытые личные дела нумеруются, составляется внутренняя опись документов дела.

Как оформить личные дела работника в архив

Как архивировать личное дело

Как оформить архив по личным делам уволенных сотрудников?

Как правильно подготовить личное дело уволенного сотрудника к архивированию?

Архивация личных дел уволенных сотрудников

Архив документов

Как архивировать личное дело

При подготовке дела к сдаче в архив эти реквизиты уточняются и дополняются.

Например, на обложке проставляют:

• номер тома, если дело имеет несколько томов;
• крайние даты дела;
• количество листов в деле;
• номера фонда, описи и дела по описи.

Как архивировать личное дело работника

Как правильно архивировать личное дело работника

Как заархивировать личное дело уволенного сотрудника

Как правильно архивировать личное дело

КоАП РФ).Меры ответственности – предупреждение или административный штраф в размере:

• от 100 до 300 руб. для граждан;
• от 300 до 500 руб. для должностных лиц (например, руководителя организации).

Подробнее в материалах Системы:

1. Ответ: Как оформить личное дело сотрудника

Как заархивировать личное дело

Читайте статьи по теме:

• Работник не забрал трудовую книжку после увольнения
• Основания увольнения
• Причины увольнения

Таким образом, рассмотрев Ваши вопросы можно ответить:

Как правильно подготовить личное дело уволенного сотрудника к архивированию? Вопрос: —>

Ответы пользователей

8 ноября 2017 в 19:18

— если в деле есть оригиналы личных документов, их помещают в отдельный конверт и также подшивают в дело;

— документы группируют по хронологическому признаку (самый ранний — сверху, самый поздний (приказ об увольнении) — снизу;

— составляют внутреннюю опись ЛД;

— документы брошюруют и подшивают в обложку из твердого картона;

— оформляют и приклеивают на обложку описание дела по утвержденному образцу.

Наиболее полную информацию по порядку формирования личного дела на работников Вы можете прочитать в следующем материале:

Порядок формирования, подготовки и передачи дел в архив

ПОРЯДОК
формирования, подготовки и передачи дел в архив

1. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

1.1. Основные требования к формированию дел

1.1.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством архива организации.

1.1.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

— документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в отдельные дела;

— включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

— дело должно содержать не более 250 листов, его толщина не должна превышать 4 см;

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

1.2. Группировка различных категорий документов

1.2.2. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

1.2.4 . Протоколы совещаний располагаются в делах в хронологическом порядке.

2. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ

2.1. Основные требования к оформлению дел

2.1.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

2.1.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения, временного хранения (свыше 10-ти лет) и дела по личному составу.

2.1.4. Полное оформление дел предусматривает:

— подшивку или переплет документов в дела ( п. 2.2);

— нумерацию листов в деле ( п. 2.3);

— составление внутренней описи документов дела ( п. 2.4);

— составление листа-заверителя дела ( п. 2.5);

— внесение необходимых сведений в реквизиты обложки дела ( п. 2.6).

2.2. Подшивка (переплет) документов в деле (к п. 2.1.4 )

2.2.2. Дела с лицевыми счетами сотрудников подлежат переплету.

2.3. Нумерация листов в деле (к п. 2.1.4 )

2.3.3. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезки, фотографии и т.п.) нумеруются как один лист.

2.3.4. Сложенный лист (формата А2, А3) разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу как один лист.

2.3.6. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) должны нумероваться в общем порядке.

2.3.7. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

2.3.8. Запрещается применение чернил и цветных карандашей для нумерации листов.

2.4. Составление внутренней описи (к п. 2.1.4 )

— порядковый номер документов в деле;

— заголовок (краткое содержание) документов;

— индекс (регистрационный номер) документов;

— номера листов дела, на которых расположен каждый документ.

2.4.4 . Внутренняя опись имеет самостоятельную нумерацию листов.

2.4.5. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровка подписи и даты составления описи.

2.5. Составление листа-заверителя дела (к п. 2.1.4 )

2.5.1. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель дела.

2.5.2. Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе формата А4 по установленной форме ( приложение 2 ).

2.5.3. В листе-заверителе дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов внутренней описи (при ее наличии).

2.5.4. В листе-заверителе оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:

— наличие литерных листов и пропущенных номеров;

— номера листов с неустранимыми дефектами (порванные листы, листы, залитые чернилами и т.п.).

2.6. Оформление обложки дела постоянного и временного (свыше 10-ти лет) хранения (к п. 2.1.4 )

2.6.1. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10-ти лет) хранения и по личному составу оформляется согласно приложению 3 .

На обложке дела указываются:

— наименование структурного подразделения организации и его подчиненность;

— номер дела (тома) по номенклатуре дела;

— дата дела (крайние даты документов, помещенных в дело);

— количество листов в деле;

— срок хранения дела.

2.6.2. Обложка дела оформляется черными чернилами или тушью.

2.6.6. На обложках дела обязательно указывается дата дела:

— датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено;

Даты приложения к документам не принимаются во внимание.

2.6.8 . Реквизит «Срок хранения дела» оформляется в соответствии с номенклатурой дел организации.

2.6.9 . На корешке обложки дела указывается индекс дела по номенклатуре дел, номер тома и год его формирования.

3. ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Самовольное уничтожение служебных документов в структурных подразделениях организации запрещается.

4. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ

4.2. Описи дел составляются отдельно на:

— дела постоянного хранения;

— дела временного хранения;

— дела по личному составу.

4.6. Дела в описи систематизируются в соответствии с номенклатурой дел в организации.

5. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ

6. РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

6.3. Обязательными условиями архивного хранения электронных документов являются:

— обеспечение режима хранения электронных документов, исключающих их утрату или искажение.

6.4. Отбор электронных документов на архивное хранение осуществляется в результате их экспертизы.

6.6. Подготовка электронных документов к передаче на архивное хранение состоит из следующих этапов:

— запись на машинные носители (при необходимости — перезапись на новые носители);

— проверка технического состояния;

— непосредственная передача электронных документов в архив организации.

Документы временного срока хранения уничтожаются по акту после утверждения описи в установленном порядке.

Приложение 1

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
Документов дела