Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту

Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту

1. Общие положения

1.4. ВСпоДО должен знать:

1.4.4. Организационную структуру, руководящий состав компании и ее структурных подразделений (СП).

1.4.5. Специализацию деятельности компании, специфику работы с документами отрасли компании.

1.4.6. Методы оформления и обработки документов.

1.4.8. Персональный компьютер: программы — MS Office, MS Exchange, Access, Outlook, Lotus Notes, Internet, e-mail.

1.4.10. Схемы документооборота.

1.4.11. Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности.

1.4.12. Сроки и порядок сдачи дел в архив.

1.4.13. Системы организации контроля исполнения документов.

1.4.14. Оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда.

1.4.15. Основы экономики, организации производства, труда и управления.

1.4.16. Законодательство о труде (ТК РФ) и охране труда Российской Федерации.

1.4.17. Правила эксплуатации вычислительной техники.

1.4.18. Правила внутреннего трудового распорядка компании.

1.4.19. Финансовое планирование и составление отчетности в рамках своей компетентности.

1.4.20. Планирование обучения подчиненного персонала.

1.4.21. Системы мотивации.

1.5 ВСпоДО в своей деятельности руководствуется:

1.5.1. Положением о ВСпоДО, инструкцией, положением о секретариате компании.

1.5.2. Положением о документообороте компании.

1.5.3. Настоящей должностной инструкцией.

1.5.4. Правилами внутреннего распорядка, установленными в компании.

1.5.5. Положением по работе с конфиденциальной информацией.

1.5.6. Трудовым договором.

1.5.7. Положением о персонале.

1.5.8. Другими документами, имеющими непосредственное отношение к деятельности ВСпоДО.

1.6. ВСпоДО подчиняется непосредственно административному директору компании.

1.7. ВСпоДО осуществляет руководство работниками секретариата.

2. Должностные обязанности

2.3. Осуществляет контроль сроков исполнения документов и их правильного оформления. Обеспечивает хранение печатей компании.

2.8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

2.10. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

2.12. Ведет базу данных справочников внутренних и внешних телефонов деятельности секретариата.

2.13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

2.14. Выполняет поручения непосредственного руководителя — административного директора и управляющего директора компании.

2.15. Разрабатывает и организовывает проведение мероприятий по улучшению ЕСДО.

2.16. Ведет финансовое планирование и составление отчетности в пределах своей компетентности.

2.17. Планирует и ведет обучение подчиненного персонала.

2.18. Разрабатывает систему мотивации подчиненного персонала.

ВСпоДО имеет право:

3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.

3.4. Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях.

3.5. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью секретариата.

ВСпоДО несет ответственность:

5. Взаимодействие с другими структурными

ВСпоДО в своей деятельности взаимодействует с другими структурными подразделениями:

5.2. С юридическим департаментом — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

5.3. С хозяйственной службой компании — по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами и пр.

5.6. С департаментом безопасности — по вопросам информационной и экономической безопасности.

«С должностной инструкцией ознакомлен(а)»:

Ведущий специалист по документообороту административного департамента компании

Дата: «__» __________ 20__ г. ________________

Должностная инструкция делопроизводителя

Данный материал входит в огромную библиотеку должностных инструкций нашего сайта, которая обновляется ежедневно.

1. Общие положения

1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

3. Делопроизводитель должен знать:

— основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

— структуру предприятия и его подразделений;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

— основы организации труда;

— правила эксплуатации вычислительной техники;

— основы законодательства о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

4. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:

— приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,

— настоящей должностной инструкцией,

— Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

5. Делопроизводитель подчиняется непосредственно __________ (заведующему канцелярией, директору организации, начальнику отдела, др.)

2. Должностные обязанности делопроизводителя

1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

8. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

9. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

10. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

11. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

12. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права делопроизводителя

Делопроизводитель имеет право:

1. Вносить на рассмотрение руководства предложения:

— по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями;

— о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности, критерии оценки качества исполнения трудовых обязанностей.

3. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность делопроизводителя

Делопроизводитель несет ответственность в следующих случаях:

Должностная инструкция на должность ведущего специалиста отдела по муниципальной службе и делопроизводству, секретарь приемной

Россия Федерацията

Саха Республикатын

МИИРИНЭЙ ОРОЙУОНУН

«Мииринэй куорат»

МУНИЦИПАЛЬНАЙ ТЭРИЛЛИИ ДЬАhАЛТАТА

Российская Федерация

Республика Саха (Якутия)

АДМИНИСТРАЦИЯ

МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«Город Мирный»

МИРНИНСКОГО РАЙОНА

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

на должность ведущего специалиста отдела по муниципальной службе и делопроизводству, секретарь приемной

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.2. Группа должностей муниципальной службы, согласно закону Республики Саха (Якутия) от 01.01.2001 г. 535-З N 1073-III – старшая.

1.6. Ведущий специалист может исполнять обязанности зав. приемной Главы в период его отсутствия.

1.7. Основные документы, которыми руководствуется ведущий специалист в процессе деятельности:

— Конституция (Основной закон) Республики Саха (Якутия);

— Федеральный закон от 01.01.2001 г. «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

— Федеральный закон от 01.01.2001 г. «Об архивном деле в Российской Федерации»;

— Закон Республики Саха (Якутия) от 01.01.2001 г. 83-З «О порядке рассмотрения обращений граждан в Республике Саха (Якутия);

1.8. На должность ведущего специалиста назначается лицо, соответствующее следующим квалификационным требованиям:

1.8.1 Наличие высшего или среднего профессионального образования без предъявления требований к стажу;

2. ФУНКЦИИ И ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

2.2.1 Работа в автоматизированных программах «Письма граждан» и «Документооборот» согласно инструкции;

2.2.4 Формирование и направление входящей корреспонденции на рассмотрение Заместителей Главы;

2.2.5 Внесение в соответствующую автоматизированную программу резолюций заместителей Главы и передача документов на исполнение;

2.2.7 Организация телефонных переговоров заместителей Главы;

2.2.9 Передача телефонограмм (по указаниям заместителей Главы и начальника ОМСиД);

2.2.10 Оформление и организация отправки телеграмм от имени Главы города и городской Администрации;

2.2.11 Приглашение на совещания (по указаниям заместителей Главы и начальника ОМСиД);

2.2.12 Печать служебных материалов для заместителей Главы (по их поручениям);

2.2.13 Ведение и оформление протоколов отдельных совещаний при Главе города;

2.2.14 Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение сохранности документов;

2.2.15 Организация приема посетителей;

2.2.16 Участие в обеспечении представительских функций заместителями Главы (организация чаепития);

2.2.18 Выполнение иных поручений заместителей Главы и начальника ОМСиД, связанных с его профессиональной деятельностью.

3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы с документами;

3.3. Определять порядок и способы рассылки исходящей корреспонденции, в случаях отсутствия специальных указаний;

3.4. Совершенствовать формы внутренних документов (отчеты, справки и т. д.);

Ведущий специалист отдела по муниципальной службе и делопроизводству, секретарь приемной несет ответственность за:

4.2. Упущения, недостатки, ошибки, допущенные в результате исполнения должностных обязанностей;

4.5. Сохранность имущества, вверенных ему материальных ценностей и правильное использование оргтехники и материалов;

4.6. Несоблюдение ограничений и запретов, предусмотренных Федеральным законом «О муниципальной службе в Российской Федерации»;

4.7. Несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка;

4.8. Нарушение данной инструкции в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.

Должностная инструкция главного специалиста по документообороту

Отзывов:	2	Просмотров:	11661
Голосов:	1	Обновлено:	23.07.2013

Автор документа

число консультаций:	81
отмеченных лучшими:	5
ответов к документам:	52
размещено документов:	927
положительных отзывов:	83
отрицательных отзывов:	6

Должностная инструкция

главного специалиста по документообороту

1. Общие положения

1.1. Должность главного специалиста по документообороту относится к категории специалистов.

1.2. Назначается и освобождается от должности распоряжением руководителя организации по представлению руководителя отдела.

1.3. Квалификационные требования: высшее профессиональное образование, стаж работы по специальности не менее трех лет.

1.4. Главный специалист по документообороту подчиняется начальнику отдела кадровой политики.

1.6. В своей деятельности главный специалист по документообороту и текущему контролю руководствуется:

1.7. Главный специалист по документообороту должен знать:

2. Должностные обязанности

Главный специалист по документообороту обязан:

2.1. Соблюдать порядок подготовки и внесения проектов приказов и распоряжений ______________________.

2.2. Контролировать оформление нормативно – правовых актов в соответствии с Инструкцией администрации по делопроизводству.

2.3. Вести регистрацию входящих исходящих и внутренних документов _______________________________.

2.5. Вносить в реестр и подшивать в дело оригиналы приказов и распоряжений ____________ с листом согласования.

2.6. Вести обработку и хранение документов, сдачу их в установленные сроки для хранения в архив.

2.7. Вести контроль исполнения организационно-распорядительных документов от ____________________.

2.9. Вести регистрацию и обеспечить хранение нормативно-правовых актов администрации, соглашений, договоров.

2.10. Хранить штампы, печать общего отдела и печать для документов, обеспечивать их сохранность.

2.11. Контролировать работу факса, телефона междугородной линии.

2.12. Вести протокола планерных совещаний и ________________, производить рассылку поручений ____________.

2.13. Вести контроль исполнения поручений ___________.

2.14. Повышать профессиональный уровень, проходит обучение, подготовку и переподготовку по инициативе работодателя.

2.15. Соблюдать общие принципы корпоративного поведения служащего, запреты и ограничения, связанные с работой.

Главный специалист по документообороту вправе:

3.3. Требовать от руководства администрации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4. Ответственность

Главный специалист по документообороту несет ответственность:

4.2. За разглашение информации, носящей служебный и конфиденциальный характер.

4.4. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

С инструкцией ознакомлен (а),

инструкцию получил (а) ________________________________

Оставить комментарий к документу

Если вы хотите оставить комментарий с оценкой, то вам необходимо оценить документ вверху страницы